16. Mai 2024

Kommunikation im Projektmanagement: Ein unterschätzter Faktor für den Projekterfolg

Kommunikation: Ein unterschätzter Faktor für den Projekterfolg
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Ein Thema, das im Projektmanagement oft zu kurz kommt, ist gelungene Kommunikation. Werfen Sie einmal einen ganz bewussten Blick auf große Projekte. Sie werden erstaunt sein, wie viele unnötige Reibungsverluste und Nebenkriegsschauplätze zu finden sind. Diese führen nicht nur zu verschwendeten Ressourcen in Form von Zeit, Geld und Energie, sondern auch oft zu Ergebnissen, die hinter den Erwartungen zurückbleiben. Unglücklicherweise sind es manchmal die Projektmanager selbst, die solche Situationen auslösen, oft ohne es zu merken. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie entscheidend effektive Kommunikation für den Erfolg Ihres Projekts ist. Sie ist einerseits unerlässlich, um alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel auszurichten und sie motiviert zu halten. Andererseits vermeidet bewusste Kommunikation nicht nur Missverständnisse, sondern ermöglicht es, Projekte erfolgreich zu führen.

 

Die Rolle der Kommunikation im Projektmanagement

Kommunikation ist das Herzstück eines jeden Projekts. Sie ermöglicht es uns, (große) Visionen in konkrete Handlungen umzusetzen und ist das Bindeglied, das Projektteams zusammenhält und Richtung gibt. Ohne klare Kommunikation können selbst die besten Pläne scheitern, da Missverständnisse und Fehlinformationen schnell zu ineffizienten Prozessen und demotivierten Teams führen.

Oft habe ich gesehen, dass die Qualität der Kommunikation den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts ausmacht. Eine effektive Kommunikation sorgt nicht nur dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, sondern fördert auch eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens. Dies ist besonders wichtig in Zeiten von Stress und Unsicherheit, wie sie in Projekten häufig vorkommen.

Typische Herausforderungen in der Projektkommunikation

Die Herausforderungen in der Kommunikation sind vielfältig und können sich negativ auf ein Projekt auswirken, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden. Einige der häufigsten Herausforderungen umfassen:

  • Missverständnisse durch unklare Nachrichten:  Wenn die Kommunikationsform nicht auf den Empfänger ausgerichtet ist und der Inhalt nicht verstanden wird, kann dies zu Verwirrung und sogar zu Fehlentscheidungen führen. 
  • Informationsüberflutung: Zu viel Information kann ebenso problematisch sein wie zu wenig. Wichtige Details können in der Flut von Daten und Nachrichten untergehen.
  • Widerstände gegenüber Veränderungen: Projekte bringen oft Veränderungen mit sich, die Widerstand hervorrufen können. Empathische Kommunikation hilft, Ängste zu mindern und die Beteiligten für die Veränderungen zu gewinnen.

Typische Missverständnisse in Projekten

Diese entstehen oft durch unterschiedliche Interpretationen der Projektziele oder -methoden zwischen den Teammitgliedern oder zwischen dem Projektteam und anderen Stakeholdern. Solche Missverständnisse können zu ineffizienten Arbeitsweisen und sogar zum Scheitern des Projekts führen, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt und adressiert werden.

Wichtige Kommunikationsprinzipien im Projektmanagement

Kommunikation im Projektmanagement ist viel mehr als nur das Übermitteln von Informationen. Sie ist eine Kunst, die Klarheit schafft, Missverständnisse verhindert und die Zusammenarbeit fördert. Es gibt einige grundlegende Prinzipien, die entscheidend sind, um die Kommunikation in Projekten effektiv zu gestalten.

Ist Ihre Kommunikation klar und verständlich?

Das oberste Gebot der Kommunikation in Projekten ist die Klarheit. Jede Nachricht, ob mündlich oder schriftlich, sollte klar und verständlich formuliert sein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen erhalten und verstehen.

 

"Wir müssen sicherstellen, dass wir gut verstanden werden. Und das auch über einen längeren Zeitraum und nicht nur punktuell."

 

Rechthaben versus Verstehen

Effektive Kommunikation im Projektmanagement bedeutet nicht, Recht zu haben, sondern, verstanden zu werden und zu verstehen. Es geht um das Lösen von Problemen, nicht um das Gewinnen von Argumenten. Das Ziel ist es, gemeinsam voranzukommen und Lösungen zu finden, die das Projekt voranbringen.

Die Bedeutung der Reflexion in der Kommunikation

Reflexion ist ein entscheidender Aspekt der Kommunikation. Es ist wichtig, regelmäßig zurückzublicken und zu bewerten, wie Nachrichten aufgenommen wurden und ob sie die gewünschte Wirkung erzielt haben. Dies kann durch direktes Feedback oder durch Beobachtung der Reaktionen und des Engagements der Teammitglieder erfolgen.

 

"Perfekte Kommunikation gibt es nicht, und es ist eine Herausforderung, immer wieder zu schauen, wo man denjenigen abholt."

 

In der Praxis bedeutet dies auch, Moderationstechniken und kreative Ansätze zu nutzen, um das Team durch schwierige Diskussionen zu führen und innovative Lösungen zu entwickeln. 

In meinen eigenen Projekten wird immer wieder deutlich: Es ist eine Kunst, die Balance zwischen zu wenig und zu viel Information zu finden, um Überforderung zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle notwendigen Details vermittelt werden.

Methoden und Techniken für erfolgreiche Kommunikation im Projektmanagement

Um die zuvor diskutierten Prinzipien der Kommunikation erfolgreich umzusetzen, helfen Ihnen spezifische Methoden und Techniken. Diese strukturieren und gestalten die Kommunikationsprozesse innerhalb eines Projekts. Hier sind einige bewährte Methoden, die ich in meiner eigenen Praxis als Beraterin für komplexe Healthcare-IT-Projekte einsetze.

Moderationstechniken für Meetings

Gute Moderation ist entscheidend, um Meetings produktiv zu gestalten. Dabei ist es wichtig, eine klare Agenda zu haben und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, beizutragen. Als Moderator sollten Sie Diskussionen so steuern, dass sie konstruktiv bleiben und nicht vom Thema abweichen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die "Parkplatz-Methode", bei der off-topic Punkte, aber auch zum Beispiel Bedenken, auf einem separaten Blatt notiert und für später aufgehoben werden, um den Fokus des Meetings nicht zu verlieren.

Das BKS-Kommunikationsmodell

Mein BKS-Kommunikationsmodell basiert auf den Prinzipien von Bewusstsein, Klarheit und Selbstreflexion. Es zielt darauf ab, die bewussten Anteile in der Kommunikation zu erhöhen und authentische, empathische Interaktionen zu fördern.

  1. 1.  Bewusstsein und Reflexion:

    Menschen in Führungsaufgaben müssen sich ihrer eigenen Gedanken und Verhaltensmuster bewusst sein und regelmäßig reflektieren, um sich weiterzuentwickeln.

  2. 2.  Mindset und Ausrichtung:

    Eine klare innere Ausrichtung und ein positives Mindset sind essentiell für eine effektive Kommunikation.

  3. 3.  Klarheit in sich selbst:

    Führungskräfte sollten sich ihrer eigenen Ziele und Werte bewusst sein, um klar und präzise kommunizieren zu können.

  4. 4.  Empathie und Wahrnehmung:

    Andere wahrzunehmen und ihre Perspektiven zu verstehen, ist ein zentraler Bestandteil erfolgreicher Kommunikation.

  5. 5.  Authentische Kommunikation:

    Ehrlichkeit und Authentizität schaffen Vertrauen und stärken die Beziehungen innerhalb eines Teams.

All diese Punkte erhöhen die bewussten Anteile, mit denen wir interagieren und kommunizieren!

Transaktionsanalyse nach Berne

Die Transaktionsanalyse (TA) nach Berne ist ein weiteres wichtiges Werkzeug für Führungskräfte und Teams. Sie hilft, die Dynamiken in zwischenmenschlichen Beziehungen zu verstehen und effektiv zu steuern. Die TA unterscheidet zwischen drei Ich-Zuständen: Eltern-Ich, Erwachsenen-Ich und Kind-Ich. Diese Zustände beeinflussen, wie wir auf andere reagieren und wie wir kommunizieren.

  • Eltern-Ich: Oft Verhaltensweisen und Einstellungen, die von den eigenen Eltern übernommen wurden. (Umsorgen, zurechtweisen, korrigieren)
  • Erwachsenen-Ich: Reagiert rational und objektiv auf die aktuellen Gegebenheiten. (Durchdacht und respektvoll)
  • Kind-Ich: Umfasst spontane, emotionale Reaktionen, die aus der Kindheit stammen. (Verspielt, trotzig)

Mit der Transaktionsanalyse können Führungskräfte bewusster kommunizieren und Konflikte konstruktiv lösen. So ist es wichtig, die eigenen Reaktionen zu kontrollieren und die Ich-Zustände der Teammitglieder zu erkennen und angemessen und vor allem auf Augenhöhe darauf zu reagieren.

Drama-Dreieck nach Stephen Karpmann

Das Drama-Dreieck nach Stephen Karpmann beschreibt die unbewussten Rollen, die Menschen in Konfliktsituationen einnehmen: Verfolger, Retter und Opfer. Diese Rollen führen häufig zu dysfunktionalen Interaktionen und verhindern effektive Problemlösungen. Ich finde es wichtig, sich diese bewusst zu machen und sodann aus diesen Rollen “auszusteigen”, um eine wertschätzende und konstruktive Kommunikation zu fördern.

  • Verfolger: Kritisiert und kontrolliert andere, oft aus einem Gefühl der Überlegenheit heraus.
  • Retter: Greift ein, um anderen zu helfen, auch wenn diese Hilfe nicht gewünscht ist. Auch, um sich selbst aufzuwerten.
  • Opfer: Sieht sich selbst als hilflos und übernimmt keine Verantwortung für eigene Handlungen. Manipuliert und beklagt sich.

Durch das Erkennen und Verlassen dieser Rollen können Führungskräfte und Projektteams eine „neutrale Position“ einnehmen, die auf Wertschätzung und Respekt basiert.

Werkzeugkasten Führung und Kommunikation

In meinem eigenen Werkzeugkasten “Führung und Kommunikation” finden sich praktische Strategien, um die persönliche und organisatorische Führung zu verbessern. Er umfasst unter anderem Techniken zur Selbstreflexion, zum Umgang mit Veränderungen und zur Förderung von Teamdynamiken:

  1. 1.  Selbstführung und Reflexion:

    Tägliche Reflexion und Selbstführung helfen Führungskräften, sich kontinuierlich zu verbessern und bewusste Entscheidungen zu treffen.

  2. 2.  Empathisches Zuhören und Wahrnehmung:

    Aktives Zuhören und das Einfühlungsvermögen in die Bedürfnisse und Perspektiven anderer stärken die Teamdynamik.

  3. 3.  Fokus und Zielorientierung:

    Klar definierte Ziele und eine konsequente Ausrichtung auf diese Ziele fördern den Fortschritt und die Motivation im Team.

  4. 4.  Umgang mit Widerständen:

    Widerstände erkennen und aktiv angehen, um Lösungen zu finden und den Fortschritt nicht zu behindern.

  5. 5.  Agile Prinzipien anwenden:

    Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um auf Veränderungen effektiv zu reagieren und das Team erfolgreich zu führen.

Die Bedeutung einer klaren Projektvision

Eine klare Projektvision zu schaffen und diese effektiv zu kommunizieren, ist ein weiterer, zentraler Aspekt für den Erfolg eines jeden Projekts. Die Vision dient als Leitstern, der nicht nur die Richtung vorgibt, sondern auch Motivation und Orientierung für das gesamte Team bietet.

 

"Die Kraft einer überzeugenden Vision kann Berge versetzen. Sie verwandelt alltägliche Aufgaben in Bestandteile eines großen Ziels."

 

Entwickeln Sie eine überzeugende Projektvision

Die Entwicklung einer klaren und greifbaren Vision beginnt mit dem Verständnis für die  Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder. Hierbei ist es entscheidend, die Kernziele des Projekts herauszuarbeiten und in eine klare, verständliche Botschaft zu übersetzen. Diese Vision sollte inspirierend sein und das Warum hinter dem Projekt verdeutlichen, um eine tiefe Resonanz bei den Teammitgliedern und Stakeholdern zu erzeugen.

Ein Beispiel für eine Projektvision:

Projekt: IT-Lösung, bspw. für die Intensivmedizin oder ein neues Klinikinformationssystem für einen Klinikverbund.

  • Das Projekt hat ein starkes und klares Ziel! 
  • Das Ziel des Vorhabens begeistert die Klinikmitarbeiter. 
  • Verantwortliche für das Projekt und Key-User finden sich leicht aus dem ärztlichen und pflegerischen Bereich.
  • Die IT versteht sich als proaktiver Dienstleister und Lösungsanbieter.
  • Die Mitarbeiter WOLLEN im Projekt mitarbeiten und selbst Anteil haben an dem Projekt!
  • Als Projektmanager können sie gemeinsam mit den Führungskräften WÄHLEN, welche sich von allen interessierten Mitarbeitenden am besten eignen, einen NEUEN Weg (neue Prozesse) mit dem Projekt zu etablieren.
  • Die Projektmeetings verlaufen fokussiert, wertschätzend und auf Augenhöhe. 
  • Aufgaben übernehmen die Teilnehmenden gerne, denn sie verstehen sich als Teil des Ganzen (des Projektes & der Klinik)
  • Der Systemanbieter gestaltet die Bereitstellung der Software, die Umstellungsarbeiten und Schulungen hochprofessionell und mit reichlich Erfahrungswissen und trifft auf ein offenes und sehr engagiertes Projektteam.

 

Kommunizieren Sie die Vision bereits in der Planungsphase

Bereits in der Planungsphase ist es wichtig, die Vision zu kommunizieren, damit alle Beteiligten dieselben Ziele verfolgen. Workshops und Kick-off-Meetings sind gute Gelegenheiten, um die Vision vorzustellen und Diskussionen zu ermöglichen, die das Verständnis vertiefen. Visualisierungstools wie Storyboards oder Vision-Boards können dabei helfen, die Vision greifbar und im wahrsten Sinne des Wortes 'sichtbar' zu machen. Diese Visualisierungen können gut für die weitere Projektkommunikation dienen.

Aufrechterhaltung der Vision während der Umsetzungsphase

Während der Umsetzungsphase ist es leicht, sich in Details zu verlieren und das große Bild aus den Augen zu verlieren. Regelmäßige Statusmeetings und Updates sind essentiell, um die Vision am Leben zu halten. In diesen Meetings sollte nicht nur über den Fortschritt berichtet, sondern auch immer wieder die Verbindung zur ursprünglichen Vision hergestellt werden. Dies hilft, die Motivation hochzuhalten und die Ausrichtung auf das Projektziel zu gewährleisten.

Reflexion und Anpassung in der Abschlussphase

In der Abschlussphase eines Projekts sollten Sie die Erfüllung der Vision bewerten und gemeinsam reflektieren: Was hat gut funktioniert und was darf verbessert werden? 

Kommunizieren und dokumentieren Sie diese Erkenntnisse auch, um Lernmöglichkeiten für zukünftige Projekte zu schaffen. Mit abschließenden Reviews und Retrospektiven stellen Sie sicher, dass die Vision nicht nur ein Startpunkt war, sondern dass sie das gesamte Projekt über als Führungsinstrument gedient hat.

Die klare Definition und Kommunikation einer Projektvision bildet eine wichtige  Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement. Durch die ständige Ausrichtung auf diese Vision sorgen Sie dafür, dass das Projektteam motiviert bleibt und dass jede Phase des Projekts effektiv auf das Ziel ausgerichtet ist. Dies fördert nicht nur die Erfüllung der Projektziele, sondern stärkt auch das Gefühl der Zusammengehörigkeit und des gemeinsamen Erfolgs unter den Teammitgliedern.
 

Kommunikation in Großprojekten in Kliniken

 

"In Großprojekten ist die Klarheit der Kommunikation entscheidend. Missverständnisse können hier weitreichende Konsequenzen haben."

 

Großprojekte in Kliniken bringen einzigartige Herausforderungen mit sich. Verschiedene Abteilungen, Fachbereiche und Hierarchieebenen müssen koordiniert werden. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Prioritäten, Fachsprachen und Arbeitsweisen. Eine effektive Kommunikation muss diese Unterschiede überbrücken und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

In meiner Arbeit mit großen Klinikprojekten hat sich bestätigt, wie entscheidend eine gute Kommunikationsstrategie ist. 

Ein Beispiel:

Wir führten ein neues Krankenhausinformationssystem (KIS) ein, das sämtliche Abläufe digitalisieren sollte. Die Herausforderung bestand darin, die verschiedenen Bedürfnisse und Anforderungen der Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungskräfte zu berücksichtigen. Durch interdisziplinäre Workshops und eine klare Kommunikationsstruktur konnten wir sicherstellen, dass alle Abteilungen eingebunden und beteiligt waren. Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg in jeder Projektgröße, aber in Großprojekten, insbesondere in klinischen Umgebungen, gewinnt sie eine noch bedeutendere Rolle. Die Komplexität und die Anzahl der beteiligten Stakeholder erfordern eine bewegliche, klare und konsistente Kommunikation.

 

Die Rolle der Führungskräfte

Führungskräfte in Großprojekten müssen als Vorbilder für effektive Kommunikation agieren. Ihre Aufgabe ist es, die Vision des Projekts zu vermitteln, die Teammitglieder zu motivieren und bei Konflikten zu moderieren. Sie müssen auch zwischen den Zeilen hören und verstehen. Besonders in klinischen Großprojekten ist es wichtig, dass Führungskräfte empathisch und zugänglich sind, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und zu erhalten.

Die eigene Ausrichtung des Projektmanagers spielt eine ebenso wichtige Rolle. Dies bezieht sich auf die individuellen Fähigkeiten, Werte und Einstellungen, die ein Projektmanager in ein Projekt einbringt.

Ein erfolgreicher Projektmanager ist sich seiner eigenen Stärken und Schwächen bewusst. Selbstreflexion und Authentizität sind entscheidend, um das Vertrauen des Teams zu gewinnen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Die Fähigkeit, sich in die Bedürfnisse und Perspektiven der Teammitglieder hineinzuversetzen, ist von unschätzbarem Wert. Ein empathischer Projektmanager kann Konflikte besser lösen und das Team motivieren. Kommunikation ist dabei der Schlüssel: Offenheit, Transparenz und regelmäßiger Austausch fördern das Verständnis und die Zusammenarbeit.

Ein guter Projektmanager ist auch eine gute Führungskraft. Er oder sie motiviert das Team, setzt klare Ziele und schafft ein Umfeld, in dem sich jeder Einzelne einbringen und weiterentwickeln kann.

Fazit

Die erfolgreiche Kommunikation in Großprojekten, insbesondere in Kliniken, erfordert mehr als nur den Austausch von Informationen. Es geht darum, eine Kultur der Offenheit und Transparenz zu schaffen, klare Strukturen und Prozesse zu etablieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets informiert und eingebunden sind. Mit diesen Strategien lassen sich auch die komplexesten Projekte erfolgreich führen. 

Manches ist bei Ihnen in den Kliniken vielleicht jetzt schon so, wie Sie sich ein Projekt und die Zusammenarbeit wünschen!

Die Realität in den meisten Kliniken und im Projektumfeld sieht ganz anders aus, das hat sich mir in vielen Kliniken und in vielen Projekten gezeigt.

Aber: Ich bin sicher, wir können alle durch unsere Klarheit, durch (Selbst)Führung und Bewusstsein ein ganz neues Level in der Professionalisierung des Projektmanagements einschlagen.