Kommunikation im Projektmanagement: Ein unterschätzter Faktor für den Projekterfolg

Kommunikation ist das Herzstück eines jeden Projekts. Sie ermöglicht es uns, (große) Visionen in konkrete Handlungen umzusetzen und ist das Bindeglied, das Projektteams zusammenhält und Richtung gibt. Ohne klare Kommunikation können selbst die besten Pläne scheitern, da Missverständnisse und Fehlinformationen schnell zu ineffizienten Prozessen und demotivierten Teams führen.

Oft habe ich gesehen, dass die Qualität der Kommunikation den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts ausmacht. Eine effektive Kommunikation sorgt nicht nur dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, sondern fördert auch eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens. Dies ist besonders wichtig in Zeiten von Stress und Unsicherheit, wie sie in Projekten häufig vorkommen.

Die Herausforderungen in der Kommunikation sind vielfältig und können sich negativ auf ein Projekt auswirken, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden. Einige der häufigsten Herausforderungen umfassen:

Diese entstehen oft durch unterschiedliche Interpretationen der Projektziele oder -methoden zwischen den Teammitgliedern oder zwischen dem Projektteam und anderen Stakeholdern. Solche Missverständnisse können zu ineffizienten Arbeitsweisen und sogar zum Scheitern des Projekts führen, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt und adressiert werden.

Kommunikation im Projektmanagement ist viel mehr als nur das Übermitteln von Informationen. Sie ist eine Kunst, die Klarheit schafft, Missverständnisse verhindert und die Zusammenarbeit fördert. Es gibt einige grundlegende Prinzipien, die entscheidend sind, um die Kommunikation in Projekten effektiv zu gestalten.

Das oberste Gebot der Kommunikation in Projekten ist die Klarheit. Jede Nachricht, ob mündlich oder schriftlich, sollte klar und verständlich formuliert sein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen erhalten und verstehen.

Effektive Kommunikation im Projektmanagement bedeutet nicht, Recht zu haben, sondern, verstanden zu werden und zu verstehen. Es geht um das Lösen von Problemen, nicht um das Gewinnen von Argumenten. Das Ziel ist es, gemeinsam voranzukommen und Lösungen zu finden, die das Projekt voranbringen.

Reflexion ist ein entscheidender Aspekt der Kommunikation. Es ist wichtig, regelmäßig zurückzublicken und zu bewerten, wie Nachrichten aufgenommen wurden und ob sie die gewünschte Wirkung erzielt haben. Dies kann durch direktes Feedback oder durch Beobachtung der Reaktionen und des Engagements der Teammitglieder erfolgen.

In der Praxis bedeutet dies auch, Moderationstechniken und kreative Ansätze zu nutzen, um das Team durch schwierige Diskussionen zu führen und innovative Lösungen zu entwickeln. 

In meinen eigenen Projekten wird immer wieder deutlich: Es ist eine Kunst, die Balance zwischen zu wenig und zu viel Information zu finden, um Überforderung zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle notwendigen Details vermittelt werden.

Um die zuvor diskutierten Prinzipien der Kommunikation erfolgreich umzusetzen, helfen Ihnen spezifische Methoden und Techniken. Diese strukturieren und gestalten die Kommunikationsprozesse innerhalb eines Projekts. Hier sind einige bewährte Methoden, die ich in meiner eigenen Praxis als Beraterin für komplexe Healthcare-IT-Projekte einsetze.

Gute Moderation ist entscheidend, um Meetings produktiv zu gestalten. Dabei ist es wichtig, eine klare Agenda zu haben und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, beizutragen. Als Moderator sollten Sie Diskussionen so steuern, dass sie konstruktiv bleiben und nicht vom Thema abweichen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die "Parkplatz-Methode", bei der off-topic Punkte, aber auch zum Beispiel Bedenken, auf einem separaten Blatt notiert und für später aufgehoben werden, um den Fokus des Meetings nicht zu verlieren.

Mein BKS-Kommunikationsmodell basiert auf den Prinzipien von Bewusstsein, Klarheit und Selbstreflexion. Es zielt darauf ab, die bewussten Anteile in der Kommunikation zu erhöhen und authentische, empathische Interaktionen zu fördern.

All diese Punkte erhöhen die bewussten Anteile, mit denen wir interagieren und kommunizieren!

Die Transaktionsanalyse (TA) nach Berne ist ein weiteres wichtiges Werkzeug für Führungskräfte und Teams. Sie hilft, die Dynamiken in zwischenmenschlichen Beziehungen zu verstehen und effektiv zu steuern. Die TA unterscheidet zwischen drei Ich-Zuständen: Eltern-Ich, Erwachsenen-Ich und Kind-Ich. Diese Zustände beeinflussen, wie wir auf andere reagieren und wie wir kommunizieren.

Mit der Transaktionsanalyse können Führungskräfte bewusster kommunizieren und Konflikte konstruktiv lösen. So ist es wichtig, die eigenen Reaktionen zu kontrollieren und die Ich-Zustände der Teammitglieder zu erkennen und angemessen und vor allem auf Augenhöhe darauf zu reagieren.

Das Drama-Dreieck nach Stephen Karpmann beschreibt die unbewussten Rollen, die Menschen in Konfliktsituationen einnehmen: Verfolger, Retter und Opfer. Diese Rollen führen häufig zu dysfunktionalen Interaktionen und verhindern effektive Problemlösungen. Ich finde es wichtig, sich diese bewusst zu machen und sodann aus diesen Rollen “auszusteigen”, um eine wertschätzende und konstruktive Kommunikation zu fördern.

Durch das Erkennen und Verlassen dieser Rollen können Führungskräfte und Projektteams eine „neutrale Position“ einnehmen, die auf Wertschätzung und Respekt basiert.

In meinem eigenen Werkzeugkasten “Führung und Kommunikation” finden sich praktische Strategien, um die persönliche und organisatorische Führung zu verbessern. Er umfasst unter anderem Techniken zur Selbstreflexion, zum Umgang mit Veränderungen und zur Förderung von Teamdynamiken:

Eine klare Projektvision zu schaffen und diese effektiv zu kommunizieren, ist ein weiterer, zentraler Aspekt für den Erfolg eines jeden Projekts. Die Vision dient als Leitstern, der nicht nur die Richtung vorgibt, sondern auch Motivation und Orientierung für das gesamte Team bietet.

Die Entwicklung einer klaren und greifbaren Vision beginnt mit dem Verständnis für die  Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder. Hierbei ist es entscheidend, die Kernziele des Projekts herauszuarbeiten und in eine klare, verständliche Botschaft zu übersetzen. Diese Vision sollte inspirierend sein und das Warum hinter dem Projekt verdeutlichen, um eine tiefe Resonanz bei den Teammitgliedern und Stakeholdern zu erzeugen.

Bereits in der Planungsphase ist es wichtig, die Vision zu kommunizieren, damit alle Beteiligten dieselben Ziele verfolgen. Workshops und Kick-off-Meetings sind gute Gelegenheiten, um die Vision vorzustellen und Diskussionen zu ermöglichen, die das Verständnis vertiefen. Visualisierungstools wie Storyboards oder Vision-Boards können dabei helfen, die Vision greifbar und im wahrsten Sinne des Wortes 'sichtbar' zu machen. Diese Visualisierungen können gut für die weitere Projektkommunikation dienen.

Aufrechterhaltung der Vision während der Umsetzungsphase

Während der Umsetzungsphase ist es leicht, sich in Details zu verlieren und das große Bild aus den Augen zu verlieren. Regelmäßige Statusmeetings und Updates sind essentiell, um die Vision am Leben zu halten. In diesen Meetings sollte nicht nur über den Fortschritt berichtet, sondern auch immer wieder die Verbindung zur ursprünglichen Vision hergestellt werden. Dies hilft, die Motivation hochzuhalten und die Ausrichtung auf das Projektziel zu gewährleisten.

Reflexion und Anpassung in der Abschlussphase

In der Abschlussphase eines Projekts sollten Sie die Erfüllung der Vision bewerten und gemeinsam reflektieren: Was hat gut funktioniert und was darf verbessert werden? 

Kommunizieren und dokumentieren Sie diese Erkenntnisse auch, um Lernmöglichkeiten für zukünftige Projekte zu schaffen. Mit abschließenden Reviews und Retrospektiven stellen Sie sicher, dass die Vision nicht nur ein Startpunkt war, sondern dass sie das gesamte Projekt über als Führungsinstrument gedient hat.

Die klare Definition und Kommunikation einer Projektvision bildet eine wichtige  Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement. Durch die ständige Ausrichtung auf diese Vision sorgen Sie dafür, dass das Projektteam motiviert bleibt und dass jede Phase des Projekts effektiv auf das Ziel ausgerichtet ist. Dies fördert nicht nur die Erfüllung der Projektziele, sondern stärkt auch das Gefühl der Zusammengehörigkeit und des gemeinsamen Erfolgs unter den Teammitgliedern.
 

Großprojekte in Kliniken bringen einzigartige Herausforderungen mit sich. Verschiedene Abteilungen, Fachbereiche und Hierarchieebenen müssen koordiniert werden. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Prioritäten, Fachsprachen und Arbeitsweisen. Eine effektive Kommunikation muss diese Unterschiede überbrücken und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

In meiner Arbeit mit großen Klinikprojekten hat sich bestätigt, wie entscheidend eine gute Kommunikationsstrategie ist. 

Führungskräfte in Großprojekten müssen als Vorbilder für effektive Kommunikation agieren. Ihre Aufgabe ist es, die Vision des Projekts zu vermitteln, die Teammitglieder zu motivieren und bei Konflikten zu moderieren. Sie müssen auch zwischen den Zeilen hören und verstehen. Besonders in klinischen Großprojekten ist es wichtig, dass Führungskräfte empathisch und zugänglich sind, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und zu erhalten.

Die eigene Ausrichtung des Projektmanagers spielt eine ebenso wichtige Rolle. Dies bezieht sich auf die individuellen Fähigkeiten, Werte und Einstellungen, die ein Projektmanager in ein Projekt einbringt.

Ein erfolgreicher Projektmanager ist sich seiner eigenen Stärken und Schwächen bewusst. Selbstreflexion und Authentizität sind entscheidend, um das Vertrauen des Teams zu gewinnen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Die Fähigkeit, sich in die Bedürfnisse und Perspektiven der Teammitglieder hineinzuversetzen, ist von unschätzbarem Wert. Ein empathischer Projektmanager kann Konflikte besser lösen und das Team motivieren. Kommunikation ist dabei der Schlüssel: Offenheit, Transparenz und regelmäßiger Austausch fördern das Verständnis und die Zusammenarbeit.

Ein guter Projektmanager ist auch eine gute Führungskraft. Er oder sie motiviert das Team, setzt klare Ziele und schafft ein Umfeld, in dem sich jeder Einzelne einbringen und weiterentwickeln kann.

Die erfolgreiche Kommunikation in Großprojekten, insbesondere in Kliniken, erfordert mehr als nur den Austausch von Informationen. Es geht darum, eine Kultur der Offenheit und Transparenz zu schaffen, klare Strukturen und Prozesse zu etablieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets informiert und eingebunden sind. Mit diesen Strategien lassen sich auch die komplexesten Projekte erfolgreich führen. 

Manches ist bei Ihnen in den Kliniken vielleicht jetzt schon so, wie Sie sich ein Projekt und die Zusammenarbeit wünschen!

Die Realität in den meisten Kliniken und im Projektumfeld sieht ganz anders aus, das hat sich mir in vielen Kliniken und in vielen Projekten gezeigt.

Aber: Ich bin sicher, wir können alle durch unsere Klarheit, durch (Selbst)Führung und Bewusstsein ein ganz neues Level in der Professionalisierung des Projektmanagements einschlagen.