Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Als Expertin im Bereich Projektmanagement stelle ich oft die fundamentale Frage: Was definiert eigentlich Projekterfolg? Bevor wir in die spezifischen Erfolgsfaktoren eintauchen, möchte ich dieses Konzept näher betrachten, denn es bildet die Basis für unser gesamtes Handeln im Projektmanagement.

Projekterfolg ist ein vielschichtiges Phänomen, das über die simple Einhaltung von Budget, Zeitrahmen und Lieferumfang hinausgeht. Zwar sind diese Elemente unerlässlich, doch der wahre Erfolg eines Projekts zeigt sich in seiner nachhaltigen Wirkung und seinem Beitrag zum langfristigen Unternehmenserfolg. Die Frage ist, ob das Projekt die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützt, ob es positive Veränderungen bewirkt und ob es letztendlich den Stakeholdern einen greifbaren Nutzen bringt.

In meiner Betrachtung von Projekterfolg lege ich Wert darauf, dass das Resultat des Projekts in Einklang mit der Vision und den Werten des Unternehmens steht. Erfolg ist somit nicht nur eine Frage der Zahlen, sondern auch des Werts und der positiven Veränderungen, die wir für Menschen und Organisationen bewirken. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, bereits zu Beginn eines Projekts ein ganzheitliches Verständnis von Erfolg zu entwickeln und sich an diesem gemeinsamen Verständnis während des gesamten Projektverlaufs auszurichten.

Indem wir Projekterfolg auf diese Weise definieren, erkennen wir die tieferen Ebenen des Projektmanagements an und schaffen einen Rahmen, in dem jedes Projekt als Chance zur Förderung von Wachstum, Innovation und nachhaltiger Entwicklung betrachtet wird.

Lassen Sie uns nun den konkreten Strategien zuwenden, die diesen Erfolg ermöglichen. In den folgenden Abschnitten werde ich Ihnen zehn bewährte Tipps vorstellen, die aus meiner umfangreichen Erfahrung im Projektmanagement stammen. Diese Tipps sind mehr als nur Methoden; sie sind das Destillat aus jahrelanger Praxis und tiefgreifenden Einsichten in das, was Projekte wirklich erfolgreich macht.

Jeder dieser Erfolgsfaktoren ist darauf ausgerichtet, Ihnen nicht nur das nötige Rüstzeug für die technische Durchführung von Projekten an die Hand zu geben, sondern auch Ihre Fähigkeit zu stärken, Projekte in einer Weise zu leiten, die sowohl den unmittelbaren Anforderungen gerecht wird als auch einen langfristig positiven Einfluss auf Ihre Organisation hat.

Am Anfang eines jeden erfolgreichen Projekts steht ein klar definiertes Ziel. Nehmen Sie sich die Zeit dazu, dieses Ziel präzise zu formulieren und stellen Sie sicher, dass es mit den Visionen der Entscheidungsträger übereinstimmt. Ein gut definiertes Ziel ist SMART: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Es sollte eindeutig, konkret und so formuliert sein, dass seine Erreichung überprüfbar ist, die Beteiligten begeistert und realistischerweise erreichbar ist, innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens.

Projektziele (Project Objectives) benennen konkrete Ergebnisse, die mit Projekten erreicht werden sollen.

Für die Operationalisierung des Hauptziels empfiehlt es sich, dieses in greifbare Teilziele zu unterteilen. Diese sollten den verschiedenen Phasen oder Aspekten des Projekts entsprechen und klare Kennzahlen (KPIs) enthalten, die den Erfolg messbar machen. Das Budget und die verfügbaren Ressourcen müssen mit dem Projektziel und dessen Teilzielen abgestimmt sein, um den Erfolg nicht zu gefährden. Besonders in komplexen Projekten stellt Letzteres eine besondere Herausforderung dar und muss im längeren Projektverlauf nachjustiert werden.

Projektmanagement ist mehr als nur eine Reihe von technischen Aufgaben. PM-Fachwissen lässt sich gut und relativ leicht aufbauen durch Ausbildungen, Seminare und natürlich durch die praktische Erfahrung in Projekten.

Führungskraft zu sein ist ein ganz persönlicher Weg und die m.E. wichtigste Komponente, die das Projektmanagement-Fachwissen ergänzt. 

Es ist eine Führungsaufgabe, die starke persönliche Fähigkeiten erfordert. Fachwissen ist wichtig, aber wahre Führungskraft zeigt sich in der Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen und das Projektteam mit Klarheit und Zielorientierung zu leiten. Die Führungskraft hat das Steuer in der Hand und geht als Vorbild vor.

Zudem ist es wichtig, sich selbst als Führungskraft zu sehen, unabhängig davon, ob man disziplinarische Befugnisse hat oder nicht. Führung im Projektmanagement bedeutet, durch Persönlichkeit und Integrität zu führen, und erfordert eine klare Ausrichtung des Mindsets auf Erfolg und Lösungsorientierung. Für mich bedeutet das, eine Vision zu setzen und das Team zu ermächtigen, diese Vision mit Engagement und Eigeninitiative zu verwirklichen.

Ein Projekt ist mehr als die Summe seiner Teile; es ist ein System, das in einem größeren Kontext operiert. Eine systemische Betrachtungsweise ermöglicht es, das Projekt in seinem gesamten Umfeld zu verstehen und zu managen. Hierbei sollte man alle Elemente wie Projektziele, Phasen, Meilensteine, Stakeholder, externe Einflüsse und Ressourcen in Betracht ziehen.

Diese ganzheitliche Perspektive hilft, die Interaktionen innerhalb des Projekts sowie dessen Wechselwirkungen mit externen Faktoren zu erkennen und zu steuern. Indem Sie Ihr Projekt zum Beispiel auf einem Whiteboard visualisieren und alle relevanten Aspekte einbeziehen, können Sie ein umfassendes Verständnis für das Projekt entwickeln und Störfelder sowie Potenziale leichter identifizieren.

Die Auswahl des richtigen Teams ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Ich denke, es ist von zentraler Bedeutung, die besten Talente für das Team zu gewinnen und sie effektiv zu unterstützen. Ein starkes Team setzt sich aus Mitgliedern zusammen, die nicht nur in ihren jeweiligen Fachgebieten kompetent sind, sondern auch zur gemeinsamen Vision und den Zielen des Projekts beitragen können.

Um ein erfolgreiches Team aufzubauen, sollten Sie den Servant Leadership-Ansatz verfolgen, bei dem das Wohlergehen und die Entwicklung des Teams im Mittelpunkt stehen. Fragen Sie sich stets, was das Team benötigt, um erfolgreich zu sein, und wie Sie als Projektleiter dazu beitragen können, Hindernisse zu beseitigen und Klarheit zu schaffen.

Falls die idealen Teammitglieder nicht verfügbar sind, etablieren Sie ein Mentoring-Programm, um weniger erfahrene Mitarbeiter*innen durch die Expertise erfahrener Kolleg*innen zu fördern. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team die Möglichkeit hat, zu wachsen, zu lernen und zum Projekterfolg beizutragen.

Gestalten Sie einen Team-Tag mit klarer Ausrichtung auf das Projekt: Damit richten Sie Ihr Kern-Team auf Projekterfolg aus und schaffen im Team eine gute Basis. Folgende Themen können an diesem Tag in den Fokus gerückt werden:

MIND: Der Verstand, der Kopf, der Geist, die Gedanken
SET: Die Gruppe, die Reihe, die Sammlung, als Verb:” einstellen”.

MINDSET wird mit Denkweise übersetzt und ist die Summe / Sammlung all dessen, was unser Kopf so denkt und was wir aus der Erfahrung kennen. Unsere Einstellungen und die Art unseres Denkens, Fühlens und Handelns sind folglich geprägt durch die Vergangenheit, also durch ALTES.

Wenn Sie sich die Wirkung Ihrer Gedanken bewusst machen, sind Sie bereits den ersten Schritt in Richtung Veränderung gegangen. 

Wenn wir uns unser begrenztes Denken bewusst machen und bereit sind für NEUES Denken, beginnen wir, uns für weitere Möglichkeiten zu interessieren und zu öffnen.

Nun wird es richtig spannend für jeden Projekt- und Programmmanager und natürlich für jede Führungskraft: Was wäre, wenn viel mehr möglich wäre, als wir uns vorstellen könnten?

Mehr Gedanken zum Thema Mindchange im Projektmanagement 

Meiner Meinung nach sind das Bewusstsein und das Mindset aller Beteiligten kritische Faktoren für den Projekterfolg. Ein positives und zielorientiertes Mindset ermöglicht es dem Projektteam, über Grenzen hinaus zu denken und Herausforderungen als Chancen zur Weiterentwicklung zu sehen. Ein Growth Mindset fördert die Offenheit für neue Ideen, die Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen, und die Anpassungsfähigkeit an Veränderungen.

Es geht darum, eine Haltung im eigenen Innern zu verankern, die bspw. besagt:

Arbeiten Sie also aktiv daran, eine Kultur zu schaffen, in der kontinuierliches Lernen und die Entwicklung von persönlichen und kollektiven Fähigkeiten, aber auch eine positive Haltung zu Fehlern gefördert werden.

Eine effektive Projektplanung erfordert eine klare Definition der Projektphasen und Meilensteine. Das hilft Ihnen, den Projektfortschritt systematisch zu überwachen und zu steuern. Definieren Sie für jede Phase des Projekts spezifische Ziele und Ergebnisse, die erreicht werden müssen, um zum nächsten Schritt überzugehen.

Die Festlegung von Meilensteinen dient nicht nur der Überwachung des Fortschritts, sondern auch der Motivation des Teams, indem Erfolge sichtbar gemacht und gefeiert werden. Sie ermöglicht es außerdem, rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen, falls das Projekt vom Kurs abweicht.

Teilen Sie also die Projektlaufzeit in Projektphasen ein und definieren für jede Phase Meilensteine!

Diese Meilensteine sind dann überprüfbare Zwischen- oder Etappenziele zu der jeweiligen Projektphase, die

Beim Planen Ihres Projekts sollten Sie stets den gesunden Menschenverstand walten lassen. Es geht darum, das zu planen, was sinnvoll und machbar ist. Nutzen Sie Ihren Projektmanagement-Werkzeugkasten weise, indem Sie die Methoden auswählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts passen. Hinterfragen Sie stets herkömmliche Vorgehensweisen und bleiben Sie flexibel, um Ihre Planung an die tatsächlichen Bedürfnisse des Projekts anzupassen.

Zur Entscheidungshilfe, ob Sie etwas planen sollten können Sie sich folgende Fragen stellen:

Planen Sie also in Abhängigkeit des Projektes und den Gegebenheiten SINNVOLL!

Machen Sie sich für Ihre Arbeit stets das Pareto Prinzip (80% Regel) bewusst!

Ressourcen und Prioritäten zu managen, ist eine der zentralen Aufgaben des Projektmanagers. Sorgen Sie dafür, dass das Team die notwendigen Werkzeuge und Informationen erhält, um effizient zu arbeiten. Priorisieren Sie gleichzeitig Aufgaben, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Energie auf die Bereiche konzentrieren, die den größten Einfluss auf den Projekterfolg haben.

Stakeholder sind nicht nur Entscheidungsträger.  Stakeholder sind die Menschen oder Interessengruppen, die aktiv am Projekt beteiligt sind ODER durch den Projektverlauf / das Projektergebnis beeinflusst werden!

Bei großen Projekten sind das meistens sehr, sehr viele Menschen!

Die Stakeholder sind also erst einmal MENSCHEN (einzeln oder Gruppe) und diese sollten Sie im Rahmen des Projektes individuell abholen, einbinden, aktivieren, befragen und informieren.

Nutzen Sie zum Vorgehen bspw. meine Anregungen aus Erfolgsfaktor 3 oder die klassischen Methoden der Stakeholderanalyse um die beteiligten Menschen

Je nach Phase des Projektes und in Abhängigkeit vom Beteiligungs- und Einflussgrad der jeweiligen Stakeholder können Sie informieren und unterstützen. 

Vor allem: Halten Sie die Stakeholder klar und sehr bewusst im Fokus Ihrer Aufmerksamkeit. Eventuelle Widerstände, Ängste oder verdeckte Ziele können Sie so leichter erkennen und klären.

Die Stakeholder Betrachtung ist eng verzahnt mit den Themen:

Transparenz ist das A und O in jedem Projekt. Es geht nicht nur darum, den Fortschritt zu dokumentieren, sondern auch darum, diesen offen und ehrlich mit allen Beteiligten zu teilen. Durch die regelmäßige Kommunikation über Meilensteine und Phasen schaffen Sie ein Vertrauensumfeld, in dem jeder den Status des Projekts klar versteht und sich aktiv beteiligen kann.

Entwickeln Sie ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Risiken und Chancen Ihres Projekts. Hier  kann  man sich jedoch verzetteln und lauter mögliche Verhinderungsgründe sehen, die Sie und das Team in der Kraft hemmen, die es für die Zielerreichung braucht.

Während es wichtig ist, potenzielle Risiken zu erkennen und zu minimieren, sollten Sie den Fokus auf die Chancen legen, die das Projekt vorantreiben können. 

Mein Tipp für Profis!

Sie haben ein Risiken- und Chancenmanagement etabliert, die relevanten Risiken und Chancen sind transparent. Risiken mit hohem Risikograd haben Sie mit Maßnahmen versehen und diese bewertet. Im Rahmen des Projektstatus prüfen Sie und passen bei Bedarf an.

Betrachten Sie die Risiken und mögliche Maßnahmen fokussiert und begrenzen Sie die Zeit, die Sie dafür investieren. Ihre Kraft, Ausrichtung und Visualisierung sollten ganz in Richtung ERFOLG , Projektziele und Chancen gehen.

 Folgende Kreativtechnik hilft Ihnen dabei:

Im nächsten Team Meeting:

Veränderungsmanagement, oder Change Management, ist unerlässlich für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Veränderungsprozesse benötigen Zeit und erfordern eine strategische Planung.

Veränderungsprozesse brauchen Zeit… Oder geht’s auch schneller?

Es braucht die Visionäre und Veränderer, Menschen, die vorangehen, begeistern, Fakten schaffen und andere mitnehmen. Denn der Großteil der Menschen will keine Veränderung, ja sie empfinden diese sogar als Bedrohung (maximal 5% sind Veränderer). 

Mit der Umsetzung von Projekten schaffen wir Fakten zur Veränderung, doch diese müssen wir mit Information, Akzeptanz und Vertrauen stützen.

Change-Management Methoden helfen, die Schritte der Veränderungsprozesse klarer zu erkennen und somit die Beteiligten besser zu führen. Hier ein Blick auf das 3-Phasen Modell nach Lewin zum Changemanagement:

Unfreezing

Moving

Refreezing / Freezing

(Im 8 Phasenmodell nach Kotter, wird der Bezug zu Projekten deutlicher)

Nutzen Sie diese Change-Management-Methoden, um die Übergänge zwischen diesen Phasen zu erleichtern und die Beteiligten effektiv zu unterstützen. Wenn Sie die emotionalen und praktischen Aspekte des Change Managements berücksichtigen, kann Ihr Team die Veränderungen nicht nur akzeptieren, sondern auch motiviert und engagiert umsetzen.

Im Herzen meines Projektmanagement-Ansatzes steht die Überzeugung, dass gutes Projektmanagement, Persönlichkeit zusammenkommen müssen, um ein Projekt zum Erfolg zu führen.

Schließlich ist die Persönlichkeit im Projektmanagement ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor. Bringen Sie sich also ruhig selbst ein, um eine positive Atmosphäre zu schaffen, die Kreativität und Lösungsorientierung fördert. Ihr persönlicher Ansatz prägt die Art und Weise, wie Sie mit Herausforderungen umgehen, Entscheidungen treffen und das Projektteam führen.

Die vorgestellten zehn Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Projektmanagement sind mehr als nur einzelne Handlungsanweisungen; sie repräsentieren einen ganzheitlichen Ansatz, der auf tiefgreifendem Verständnis und bewährten Praktiken basiert. Sie verbinden die fachliche Kompetenz des Projektmanagements mit der persönlichen Führungskompetenz, systemischem Denken und einem effektiven Change Management.

Um in der komplexen Projektarbeit erfolgreich zu sein, müssen diese Elemente harmonisch zusammenwirken. Sie werden damit einen Rahmen schaffen, der nicht nur die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht, sondern auch zu einer erfüllenden und wertschöpfenden Erfahrung für alle Beteiligten wird.