Die Krise im Projekt

by | Dez 12, 2022 | Die Zukunft des Projektmanagement, Projektmanagement

Immer wieder kommt es vor, dass Projekte in Schieflage geraten. Daraus kann schnell eine Projektkrise werden. Wird die Krise in dieser Situation konkret benannt, kann dies die Legitimation für Veränderung schaffen. Mit der professionellen Beratung einer Expertin für Projektmanagement und Coaching können besondere Maßnahmen und grundlegende Veränderungen eingeleitet werden. Die Projektkrise kann so auch die Basis für einen Neustart bilden.

Kennzeichen einer Projektkrise

Doch was genau bedeutet Bewusstsein im Projektmanagement?
Hier kann man sich ein Beispiel an der Natur nehmen. Die Kirsche wächst nicht schneller am Baum, wenn man Druck macht oder sie antreibt! Man kann jedoch den Boden aufbereiten, Wasser geben, Nährstoffe sicherstellen und auch eine unterstützende Form zum Beispiel mittels Aufmerksamkeit schenken. So kann die Frucht besser wachsen und wird voll in Geschmack und G

Entsteht während eines Unternehmensprojekts ein unkontrollierbares Problem, für das die gängigen Problemlösungsmaßnahmen nicht greifen, spricht man von einer Projektkrise. Unter Umständen kann diese nicht nur den Projekterfolg, sondern das ganze Unternehmen gefährden.

Grundsätzlich wird das Risiko als mögliche Gefährdung sowie das Problem als eingetroffene Gefährdung strikt von der Projektkrise abgegrenzt - denn die Auswirkungen einer Projektkrise sind stets existenziell und entziehen sich den üblichen Lösungsmethoden. Sie geht mit Kontrollverlust bei zugleich hoher Komplexität einher. Zudem ist der Entscheidungsdruck enorm. Es geht in der Projektkrise also immer - und insbesondere im Großprojektmanagement - darum, den Mut zu fassen, neue Wege in Projekten zu gehen.

Häufig kündigt sich eine Projektkrise in Unternehmensprojekten als ein Stocken des Projekts an, bei dem keiner wirklich weiß, warum es nicht weitergeht oder welche Lösungen greifen könnten. Am besten setzt man genau an solchen STOP-Punkten, die eine totale Krise zur Folge haben könnten, mit der Arbeit an.

 

Transformation in der Projektkrise

Sind der Fertigstellungstermin und der Produktivstart eines Projekts massiv gefährdet, steigt der Druck auf den Projektmanager und die beteiligte Geschäftsführung. Nicht selten hängen Millionenbeträge und erhoffte Folgeaufträge von der Umsetzung eines Projekts ab. Statt dann einfache Gründe oder gar Schuldige zu suchen, wäre es gewinnbringend, sich externe Unterstützung zu holen. Mit einem frischen Blick von außen und fachlicher Expertise kann einem Unterstützung von Außen neue Wege aufzeigen.

In einem ersten Schritt stelle ich dafür den Status quo fest: Dabei werden das Projektziel und alle Bereiche des Projektes analysiert, die Stakeholder sowie die gesamte Projektstruktur erhoben und mit den bereits bekannten Problemen und Risiken betrachtet. Die Ergebnisse dieser Analyse bilden die Grundlage für die weitere Arbeit.

Im zweiten Schritt werden die Teilprojekte, Phasen und Beteiligten als "virtuelle" Projekträume "betreten". Auch wenn dies viel Zeit, Aufmerksamkeit und Konzentration erfordert, zeigt sich das Projekt anschließend von einer neuen Seite - es können Themen und Zusammenhänge erkannt werden, die vorher nicht sichtbar waren. Im Anschluss kann die Auflösung von Blockaden im Projekt beginnen.

Für die vertiefende Betrachtung aller Bereiche nutze ich verschiedene Techniken, die ich speziell für das Projektmanagement weiterentwickelt habe. Sind die Blockaden erkannt, löst ich diese auf und verstärke die Kräfte, die für das weitere Vorankommen im Projekt erforderlich sind. Aufgrund der Individualität jeder Situation ist das Lösen von Blockaden oder das Verstärken von gewinnbringenden Strategien schwer zu generalisieren - einige Beispiele für zuvor nicht ersichtliche Lösungen, die sich daraus ergeben, können den Prozess aber verständlicher machen:

• Eine dringend erforderliche und verzögerte Materiallieferung kann auf einem anderen Weg beschafft werden, der Fertigstellungstermin kann dadurch eingehalten werden.

• Erforderliche Bescheide der Genehmigungsbehörden werden schneller erteilt, sodass die geplanten Umsetzungstermine gehalten werden.

• Der Betriebsrat, der das Projekt stoppen wollte, wird gesprächsbereit und zeigt sich lösungsorientiert.

• Stakeholder erkennen und verstehen, dass weitere Ressourcen bereitgestellt werden müssen.

Im dritten Schritt werden die Ergebnisse und erforderlichen Maßnahmen in einem gemeinsamen Termin erörtert, woraufhin Veränderungsschritte abgeleitet und beschlossen werden. Deren Umsetzung erfolgt schließlich durch den Projektmanager in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung.

Jeder Projektmanager kennt Blockaden in Projekten, auch wenn er oder sie sie nicht unbedingt als Krise bezeichnen würde. Werden aus diesen Blockaden allerdings Punkte, an denen man sich abrackert, auf unlösbare Widerstände stößt und es einfach nicht weitergeht, entsteht oftmals Stress bei vielen Beteiligten und die Angst steigt, das Projektziel nicht mehr erreichen zu können. Gerade ein stockendes Großprojekt kann für Unternehmen sehr teuer werden und immer mehr Blockaden und Widerstände entwickeln.

Führung und Bewusstsein im Projekt

by | Dez 12, 2022 | Die Zukunft des Projektmanagement, Projektmanagement

Die Erfolgsformel im Projektmanagement wird immer wieder in neuen Methoden gesucht. Die Methoden sind aber das Werkzeug und im Handwerk ist genau das jedem klar: Das Werkzeug braucht den erfahrenen Meister, damit das Ergebnis gut wird! Ein tolles Werkzeug allein schafft kein Meisterstück. Der MENSCH macht folglich den Unterschied! Aber wie richtet man diese Menschen im Projektmanagement auf Erfolg aus?

Klare Führung und Bewusstsein sind eine unschlagbare Kraft in Projekten!

Doch was genau bedeutet Bewusstsein im Projektmanagement? Hier kann man sich ein Beispiel an der Natur nehmen. Die Kirsche wächst nicht schneller am Baum, wenn man Druck macht oder sie antreibt! Man kann jedoch den Boden aufbereiten, Wasser geben, Nährstoffe sicherstellen und auch eine unterstützende Form zum Beispiel mittels Aufmerksamkeit schenken. So kann die Frucht besser wachsen und wird voll in Geschmack und Gestalt.

Während die Kirsche wächst, kann man sich dem persönlichen Wachstum widmen. Denn bei der Kirsche ist klar: Antreiben und Druck verhelfen ihr nicht zum Wachstum.

Aber gerade im Projektmanagement wird der Alltag oft von Druck und Spannungen geprägt. Ein Termin jagt den nächsten und niemand hat Zeit. Was man jedoch oft vergisst, dass jeder die Freiheit hat, sich zu entscheiden, wie man seine Zeit und sein Bewusstsein einsetzt. Man kann weder die Zeit verlängern noch sich selber klonen - was man jedoch immer tun kann, ist durch Bewusstsein (Aufmerksamkeit/ Energie) eine andere Wirkung erzielen!

Aber wie funktioniert das? An einem extremen Beispiel erkennt man die Wirkung und den Effekt von Führung und Bewusstsein sehr schnell: Benötigt man zwei Meetings mit drei Menschen, um eine Anforderung zu definieren, oder fünf Meetings mit zehn Menschen? Durch bewusste und effiziente Planung, die Auswahl der geeigneten Stakeholder und den Grad der Aufmerksamkeit in der Teamkommunikation, binde ich nur die notwendigsten Ressourcen und sicher klare und erfolgreiche Projektführung.

 

 

BKS-Bewusstsein-Benefits auf einen Blick

Die BKS-Bewusstseinsformel bringt dies anschaulich auf den Punkt: Zeit x Bewusstsein = Wirkung.
Der Faktor Bewusstsein wirkt sich positiv auf das Zeitvolumen und die Wirkung (= Ergebnis) aus.

Und das bringt:

1. KLARHEIT

Gerade im Umfeld von Projekten, in denen es viel um Spezifikationen, Team-Kommunikation, um Klarheit über die nächsten Schritte und um das Ineinandergreifen aller Arbeiten geht, hilft bewusstes Führen und Kommunizieren.

2. ZEITERSPARNIS UND BUDGET-DEFIZIT

Die oben genannte Klarheit führt zu weniger Terminen, kürzeren Besprechungszeiten und verhindert Missverständnisse. Projektziele können einfacher eingehalten werden.

3. MITARBEITER-MOTIVATION

Durch effizientere Zeiteinteilung und das Einsetzen der Mitarbeiter gemäß ihren Fähigkeiten, haben diese oft mehr Motivation und Freude am Projekt und der Zusammenarbeit. Es gibt ein besseres Verständnis der Beteiligten und ein respektvolles Miteinander.

4. KREATIVITÄT

Durch weniger Missverständnisse und Widerstände kann Kreativität fließen. Andere Ideen kommen auf und es kommt oft zu besseren und schnelleren Lösungen.

 

 

Was ist Bewusstsein und warum ist es so wichtig in der Führung von Projekten?

 

Bewusstsein gehört mit in den Bereich der Selbstführung, es ist eine starke geistige Kraft, in der man ein ganz deutliches Wissen hat. Man hat also Gewissheit darüber, was gerade in der jeweiligen Situation gebraucht wird. Man erkennt deutlich (bewusst), was der Andere wirklich ausdrücken will und hat Gewissheit über die nächsten Schritte und das Ziel. Zusammenhänge zeigen sich klarer und umfassender. Bewusstsein weitet Grenzen des gewohnten Denkens und kann Gewohnheiten durchbrechen, die nicht dienlich sind. Bewusstsein hilft zu erkennen, ob die Richtung stimmt. Je bewusster man ist, umso leichter und klarer erkennt man sich selbst, andere und Situationen.

Mir ist der Aspekt der Bewusstheit und persönlichen Entwicklung vor allem im Umfeld von Projekten wichtig, da hier Menschen intensiv in verschiedenen Konstellationen und Feldern zusammenarbeiten.

Dazu ein Beispiel, das viele vermutlich auch schon persönlich erlebt haben: Man sitzt in einem Meeting und ein Teammitglied macht einen an sich guten Vorschlag. Das Teammitglied ist jedoch persönlich sehr streitbar und löst in anderen und auch in einem selbst immer Widerstand und Ärger aus. Folglich dreht sich die anschließende Diskussion nicht um den Vorschlag, sondern um persönliche Befindlichkeiten. Oft lässt sich beobachten, dass andere Teammitglieder argumentieren, warum der Vorschlag nicht funktionieren kann. Leider kosten die Widerstände, die mit der Fachlichkeit des Vorschlags nichts zu tun haben, viel Zeit und Geld.

Je klarer man mit sich selbst ist, umso leichter und schneller erkennt man diese Muster und kann auf den Punkt bringen, was gerade los ist und worum es wirklich geht. Ich bin überzeugt, wenn man sich in seinem Arbeitsalltag umschaut, wird man viele solcher Beispiele in verschiedenen Facetten und Nuancen erkennen. Und wie können solche Situationen gelöst werden? Indem man bei sich selbst anfängt und sich auf den Weg zu mehr Bewusstsein macht.

Mit mehr Bewusstsein vermag man leichter Projekte zu führen und steuern! Das ist ein guter Grund, um das tägliche (meist körperliche) Trainingsprogramm, um Bewusstsein und Persönlichkeitsentwicklung zu erweitern! Die Anwendung der BKS-Bewusstseinsformel wird einem nicht die Arbeit im Projekt abnehmen, jedoch viele Zusatzstunden in Meetings und das Kämpfen um "Recht zu haben" ersparen.

Warum stößt die gängige Projektmanagement-Qualifikation an ihre Grenzen, wenn Großprojekte anstehen?

by | Dez 12, 2022 | Die Zukunft des Projektmanagement, Projektmanagement

Im Projektmanagement sind Qualifikationen gefragt wie Meilenstein-Trendanalyse, Projektstrukturplanung oder im agilen Kontext die Kenntnis von Methoden wie Scrum. Bei Großprojekten bilden solche "technischen" Fertigkeiten die Basis, jedoch nicht den Garant des Erfolgs. Für ihn müssen Verantwortliche zusätzlich Fähigkeiten mitbringen, die ein Training in Persönlichkeitsentwicklung vermittelt.

Im Großprojektmanagement heißt der Erfolgsfaktor: Mensch

Die angewandten Werkzeuge und Methoden sind die gleichen, warum soll man große und kleine Projekte dann überhaupt unterscheiden? Weil bei Großprojekten die Anzahl der direkt und indirekt Beteiligten, Stakeholder und Unternehmen größer ist. Weil ihre Komplexität, der Umfang von Teilprojekten und die Laufzeit wachsen. Weil der Standardisierungsgrad und die Einbindung neuer Entwicklungen anspruchsvoller werden. Und weil Projektverzögerungen die Gesamtkosten und eventuell auch die politische Außenwirkung immens belasten.

Angesichts dieser Größenordnungen geraten Verantwortliche automatisch unter Druck - Erfolgsdruck, Zeitdruck, persönlichen Druck. Dann ist wichtig, dass Projektmanager das Ziel klar im Fokus behalten, gut darauf hinführen und sich nicht durch die fast naturgesetzlich aufkommenden Probleme oder Widerstände ablenken lassen. Neben fachlicher Methodenkenntnis und umfassender Erfahrung müssen sie auch die hohe Kunst der Klarheit und Kommunikation beherrschen. Kurz: Projektsteuerer sind wie Unternehmer innerhalb eines Unternehmens.

Projektmanagement-Qualifikationen stecken in der Regel nicht in unseren Genen

Neben der unabdingbaren Befähigung zur Entscheidungskompetenz, Projektplanung, Teamführung, Budgetverantwortung etc. kommt daher Weiteres zum Tragen: Eine klare, kraftvolle innere Haltung, ein Bewusstsein der eigenen Persönlichkeit und idealerweise auch ihrer Grenzen, Beweglichkeit des Denkens, Offenheit für kreative Lösungen, ansteckende Begeisterungsfähigkeit und schließlich Humor - nicht zuletzt im Umgang mit Fehlern.

Den wenigsten Menschen wurden diese Talente in die Wiege gelegt, Projektmanager bilden keine Ausnahme. Durch Schulungen in Persönlichkeitsentwicklung aber lassen sie sich aufzeigen, trainieren und schließlich aneignen. Das ist deswegen so wichtig, weil ein Projektleiter, der selbst Druck und Stress empfindet, sich überfordert fühlt oder Angst vor dem Scheitern hat, diese Gefühle unbewusst als Widerstand oder Zweifel in die Arbeit einfließen lässt. Da Menschen nur zum geringeren Anteil auf das gesprochene Wort und zum sehr viel größeren auf unbewusste Signale reagieren, sind davon das ganze Team und weitere Beteiligte betroffen, Gefechte über Schuldfragen sind die unausweichliche Konsequenz.

Externe Unterstützung kann helfen

Ich liebe geradezu die Komplexität von Großprojekten, bringe aber gerade deswegen Klarheit, Leichtigkeit und Erfolg hinein. Als Coach, Seminartrainerin und Mentorin arbeite ich seit mehr als 20 Jahren an der Persönlichkeitsentwicklung von Projektmanagern und schlage dabei außergewöhnliche Wege ein. Ich denke neu: Es beginnt mit der Bereitschaft der Klienten, die Gefühlsebene einzubinden, tiefer und zugleich weiter zu gehen, den ersten Schritt über das herkömmliche Denken hinaus zu wagen und ein neues zu entdecken, das bislang außerhalb ihrer Vorstellungskraft lag.

Da ich mittlerweile alle Stolpersteine des Projektmanagements kenne, unterstütze ich die Verantwortlichen meist dann, wenn es schwierig wird. Hierzu habe ich meinen reichen Erkenntnisschatz zu drei verschiedenen Methoden kanalisiert, um Projekte wieder auf Erfolgskurs zu lenken. Aber auch in laufenden Coachings kann man seine PM-Kompetenz immer wieder auffrischen. Denn Großprojekte sind Leistungssport - glücklicherweise lassen sich die für das Projektmanagement notwendigen Qualifikationen auch trainieren.